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Rispettare il GDPR e le altre normative sulla privacy

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Conformità al GDPR, al GDPR del Regno Unito e alla LPD svizzera

Direct Mail è conforme al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), al GDPR del Regno Unito e alla Legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD), nonché alle leggi e ai regolamenti correlati in materia di privacy. Questo documento offre una panoramica della conformità di Direct Mail a queste normative e risponde alle domande più comuni dei nostri utenti. Non è una guida esaustiva alla legge, ma una risorsa per capire come Direct Mail ti aiuta a rispettarla.

A chi si applicano il GDPR, il GDPR del Regno Unito e la LPD svizzera?

Il GDPR si applica alle organizzazioni con sede nell'Unione europea (UE) e a qualsiasi organizzazione nel mondo che tratti dati personali di residenti nell'UE. Il GDPR del Regno Unito si applica in modo analogo ai residenti nel Regno Unito, mentre la LPD svizzera si applica ai residenti in Svizzera. Questo significa che le aziende, sia all'interno sia all'esterno dell'UE, del Regno Unito o della Svizzera, devono rispettare queste normative se trattano dati personali provenienti da queste aree. Poiché i “dati personali” includono gli indirizzi email, i clienti di Direct Mail dovrebbero familiarizzare con queste leggi.

Che cosa sono i “dati personali”?

Il GDPR, il GDPR del Regno Unito e la LPD svizzera definiscono i dati personali in senso ampio come qualsiasi informazione che possa identificare una persona fisica, ad esempio nomi, indirizzi email o dati relativi all'ubicazione. Questa definizione si applica ai dati presenti nelle tue mailing list o nei resoconti delle campagne di Direct Mail.

Che cosa significa “trattare” dati personali?

Il trattamento dei dati personali comprende qualsiasi operazione che comporti la raccolta, la conservazione, l'utilizzo o la cancellazione di dati personali. Ai sensi di queste normative, i clienti di Direct Mail che raccolgono nelle proprie mailing list nomi, indirizzi email o altri dati personali di residenti nell'UE, nel Regno Unito o in Svizzera effettuano un trattamento di dati personali.

Qual è la differenza tra “titolare del trattamento” e “responsabile del trattamento”?

Il GDPR, il GDPR del Regno Unito e la LPD svizzera distinguono due ruoli:

  • Titolare del trattamento: la persona, l'ente o l'organizzazione che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali e decide quali dati raccogliere e come trattarli. Come utente di Direct Mail, sei il titolare del trattamento dei dati personali presenti nelle tue mailing list e nei resoconti delle campagne, poiché decidi quali dati raccogliere e come utilizzarli (ad esempio, per inviare email di marketing).
  • Responsabile del trattamento: la persona, l'ente o l'organizzazione che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento. e3 Software, l'azienda che sviluppa Direct Mail, è il responsabile del trattamento dei dati personali presenti nelle tue mailing list e nei resoconti delle campagne. Trattiamo i dati secondo le tue istruzioni, ad esempio importando mailing list, gestendo moduli di registrazione o inviando campagne email.

Che cosa mi richiedono queste leggi?

Il GDPR, il GDPR del Regno Unito e la LPD svizzera impongono diversi requisiti per l'email marketing. Di seguito trovi quelli più rilevanti per gli utenti di Direct Mail, insieme a una spiegazione di come Direct Mail ti aiuta, in qualità di titolare del trattamento, a rispettare questi obblighi.

Requisito: disporre di una base giuridica per il trattamento dei dati personali

Il trattamento dei dati personali è lecito solo se si verifica almeno una delle seguenti condizioni:

  1. L'interessato ha fornito un consenso esplicito (vedi sotto i requisiti per il consenso).
  2. Il trattamento è necessario per l'esecuzione di un contratto con l'interessato o di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso.
  3. Il trattamento è necessario per adempiere a un obbligo legale del titolare del trattamento.

Consulta l'articolo 6 del GDPR per l'elenco completo delle basi giuridiche, che si applicano anche al GDPR del Regno Unito e alla LPD svizzera con lievi variazioni.

Requisito: rispettare i diritti degli interessati

Le persone hanno i seguenti diritti, che tu, in qualità di titolare del trattamento, devi rispettare:

  1. Diritto all'oblio: le persone possono richiedere la cancellazione dei propri dati personali senza ingiustificato ritardo. Direct Mail ti aiuta a rispettare questo diritto consentendoti di rimuovere definitivamente tutti i dati personali di un contatto.
  2. Diritto di opposizione: le persone possono opporsi al trattamento dei propri dati personali o revocare il consenso in qualsiasi momento. I contatti possono annullare l'iscrizione tramite il link di annullamento iscrizione nelle tue campagne email. Puoi anche contrassegnare i contatti come “Disiscritti” nell'ispettore di Direct Mail. Come previsto dalla nostra informativa sulla privacy, le persone possono contattare e3 Software per richiedere la cancellazione dei dati che conserviamo per tuo conto.
  3. Diritto di limitazione: le persone possono limitare il trattamento dei propri dati personali. Direct Mail non utilizza i dati personali dei tuoi contatti per attività di scienza dei dati, marketing o altri scopi che esulano dalle tue istruzioni. Sei tu a controllare i dati e devi rispettare le richieste di limitazione degli iscritti.
  4. Diritto di rettifica: le persone possono richiedere la correzione di dati personali inesatti. Puoi aggiornare le informazioni dei contatti nell'ispettore di Direct Mail. Le persone possono anche contattare e3 Software, come previsto dalla nostra informativa sulla privacy, per rettificare i dati che conserviamo per tuo conto.
  5. Diritto di accesso: le persone possono richiedere informazioni sui dati personali trattati e sulle finalità del trattamento. Quando ottieni il consenso, devi dichiarare la finalità della raccolta dei dati (ad esempio, l'invio di email di marketing). Puoi creare un resoconto dei dati personali per qualsiasi contatto. Le persone possono contattare e3 Software, come previsto dalla nostra informativa sulla privacy, per accedere ai dati che conserviamo per tuo conto.
  6. Diritto alla portabilità dei dati: le persone possono ottenere i propri dati personali in un formato trasferibile. Puoi creare un resoconto dei dati personali per qualsiasi contatto. Le persone possono contattare e3 Software, come previsto dalla nostra informativa sulla privacy, per ottenere i dati che conserviamo per tuo conto.

Requisito: ottenere un consenso valido

Per molti utenti di Direct Mail, il consenso è la principale base giuridica per il trattamento dei dati personali (ad esempio, ottenere il permesso di inviare email di marketing). Il GDPR, il GDPR del Regno Unito e la LPD svizzera impongono requisiti rigorosi per il consenso:

  1. Il consenso deve essere specifico per la finalità del trattamento (ad esempio, ricevere email di marketing). Non puoi utilizzare i dati personali per scopi diversi da quelli a cui la persona ha acconsentito.
  2. Il consenso deve essere esplicito ed espresso con un'azione affermativa (ad esempio, una casella “iscriviti alla mia mailing list” non preselezionata che la persona seleziona attivamente). Il silenzio, le caselle preselezionate o l'inattività non costituiscono consenso.

I moduli di registrazione via email di Direct Mail ti aiutano a ottenere un consenso conforme alla legge. Quando gli iscritti si iscrivono alla tua mailing list tramite questi moduli, Direct Mail registra automaticamente una prova del consenso (data, ora, indirizzo email e indirizzo IP). Assicurati che il modulo di registrazione spieghi chiaramente l'uso previsto dei dati (ad esempio, “Iscriviti alla nostra newsletter per ricevere aggiornamenti sui prodotti e promozioni”).

Dovresti conservare una documentazione di come e quando è stato ottenuto il consenso per ogni contatto della tua lista.

Posso usare Direct Mail se mi trovo nell'UE, nel Regno Unito o in Svizzera?

Sì, puoi usare legalmente Direct Mail dagli Stati membri dell'UE, dal Regno Unito o dalla Svizzera.

Il GDPR, il GDPR del Regno Unito e la LPD svizzera non richiedono che i dati personali (ad esempio, gli indirizzi email nelle mailing list) siano conservati esclusivamente nell'UE, nel Regno Unito o in Svizzera, né impongono che i titolari o i responsabili del trattamento abbiano sede in queste aree. Richiedono invece garanzie adeguate per i trasferimenti transfrontalieri di dati. e3 Software, l'azienda che pubblica Direct Mail, è certificata ai sensi del quadro UE-USA per la protezione dei dati (DPF), dell'estensione del Regno Unito al DPF UE-USA e del DPF Svizzera-USA, che la Commissione europea e le autorità del Regno Unito e della Svizzera riconoscono come strumenti che offrono protezioni adeguate della privacy per i trasferimenti di dati dall'UE, dal Regno Unito e dalla Svizzera verso gli Stati Uniti. Puoi fare affidamento sulla nostra certificazione DPF come base giuridica per utilizzare Direct Mail per trattare dati personali.

Come ulteriore garanzia, e3 Software offre un addendum sul trattamento dei dati (DPA) ai clienti che trattano dati personali soggetti al GDPR, al GDPR del Regno Unito o alla LPD svizzera. Il DPA descrive i nostri obblighi come responsabile del trattamento e garantisce la conformità a queste normative.

Come gestisce e3 Software i reclami ai sensi del DPF?

e3 Software rispetta i principi del DPF per il trattamento dei dati personali provenienti dall'UE, dal Regno Unito e dalla Svizzera. Se hai un reclamo relativo alla privacy, contatta il nostro team di assistenza tramite la nostra pagina di assistenza o per posta negli Stati Uniti (vedi la nostra informativa sulla privacy). Risponderemo entro 45 giorni. I reclami non risolti possono essere sottoposti a JAMS, il nostro fornitore indipendente di servizi di risoluzione delle controversie, senza alcun costo per te. Per i reclami relativi ai dati delle risorse umane, collaboriamo con le autorità di protezione dei dati dell'UE, l'Information Commissioner's Office del Regno Unito o l'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza svizzero, a seconda del caso. Come ultima risorsa, puoi richiedere un arbitrato vincolante tramite il collegio arbitrale del DPF (vedi l'allegato I del DPF).

Ulteriori risorse

Per qualsiasi domanda, contatta il nostro team di assistenza tramite la nostra pagina di assistenza. Potrebbero esserti utili anche queste risorse:

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